استاندارد کنترل کیفیت 1 در موسسات ارائه کننده خدمات حسابرسی

کلیات

1. هدف این استاندارد، ارائه استانداردها و راهنمایی های لازم درباره مسئولیت های مؤسسه در مورد سیستم کنترل کیفیت آن برای حسابرسی و بررسی اجمالی اطلاعات مالی تاریخی و سایر خدمات اطمینان بخشی و خدمات مرتبط است. این استاندارد باید همراه بخش های ”الف“ و ”ب“ آیین رفتار حرفه‌ای مطالعه شود.
2. استانداردها و راهنمایی های بیشتر درباره مسئولیت های کارکنان مؤسسه در مورد روش های کنترل کیفیت هریک از خدمات، در استانداردهای مربوط ارائه شده است. برای مثال، استاندارد ۲۲۰ ، استانداردها و راهنمایی هایی را درباره روش های کنترل کیفیت حسابرسی اطلاعات مالی تاریخی ارائه می دهد.
3. مؤسسه برای کسب اطمینان معقول از اینکه الزامات استانداردهای حرفه‌ای، قانونی و مقرراتی رعایت می شود و گزارش ها، مناسب شرایط موجود، صادر می‌شود، باید سیستم کنترل کیفیت مناسبی را طراحی و برقرار ‌کند.
4. سیستم کنترل کیفیت، سیاست های طراحی شده برای دستیابی به اهداف مقرر در بند ۳ و روش های لازم برای اجرای آن سیاست ها و نظارت بر رعایت را دربرمی‌گیرد.
5. این بخش از استانداردها، به همه مؤسسات مربوط می شود. ماهیت سیاست ها و روش های تعیین شده توسط هر یک از مؤسسات برای رعایت این بخش، به عوامل گوناگونی چون اندازه‌ و ویژگی های عملیاتی مؤسسه بستگی دارد.
   تعاریف
6. معانی برخی اصطلاحات به شرح زیر است:
   الف ـ ”مستندسازی کار“ ـ تهیه سوابق کار انجام شده و نتایجی که به دست آمده است. مستندات هر کار در پرونده آن کار گردآوری می شود.
   ب ـ ”مدیر مسئول کار“ ـ شریک یا فرد واجد شرایط دیگری در مؤسسه، دارای مجوز حرفه‌ای یا قانونی مربوط، که مسئول یک کار و اجرای آن و گزارش صادره از طرف مؤسسه است.
   پ ـ ” بررسی کنترل کیفیت کار“ ـ فرایند طراحی شده برای فراهم کردن ارزیابی بی طرفانه (پیش از صدور گزارش) قضاوت های عمده‌ای که گروه کاری به عمل آورده و نتایجی که برای تهیه گزارش به آن دست‌یافته است.
   ت ـ ” بررسی کننده کنترل کیفیت کار“ ـ شریک، فرد واجد شرایط دیگری در مؤسسه، فرد برون‌‌سازمانی واجد شرایط یا گروهی از این‌گونه افراد، با تجربه و اختیار کافی و مناسب برای ارزیابی بی طرفانه (پیش از صدور گزارش) قضاوت های عمده به عمل آمده توسط گروه کاری و نتایجی که برای تهیه گزارش به آن دست‌ یافته‌اند.
   ث ـ ” گروه کاری“ ـ همه افراد انجام دهنده یک کار، شامل کارشناسان طرف قرارداد مؤسسه در ارتباط با آن کار.
   ج ـ ” مؤسسه“ ـ سازمان یا مؤسسه‌ای متشکل از حسابداران رسمی یا یک شاغل انفرادی.
   چ ـ ” بازبینی“ ـ روش های طراحی شده برای فراهم ‌نمودن شواهدی از رعایت سیاست ها و روش های کنترل کیفیت مؤسسه توسط گروه کاری در ارتباط با کار تکمیل شده.
   ح ـ ” نظارت“ ـ فرایند بررسی و ارزیابی مستمر سیستم کنترل کیفیت مؤسسه، شامل بازبینی متناوب موارد انتخابی از کارهای تکمیل شده، که برای قادر ساختن مؤسسه به کسب اطمینان معقول از اجرای اثربخش سیستم کنترل کیفیت آن، طراحی شده است.
   خ ـ ” شریک“ ـ هر عضو جامعه حسابداران رسمی ایران که به طور تمام وقت منحصراً در یک مؤسسه، کار حرفه‌ای انجام می‌دهد و در مورد فعالیت های حرفه‌ای مؤسسه در قبال اشخاص ثالث مسئولیت تضامنی دارد.
   د ـ ” کارکنان“ ـ شرکا و سایر افراد حرفه‌ای مؤسسه شامل کارشناسانی که در استخدام مؤسسه هستند.
   ذ ـ ” استانداردهای حرفه‌ای“ ـ استانداردهای حسابرسی، سایر خدمات اطمینان ‌بخشی و خدمات مرتبط و الزامات اخلاقی مندرج در آیین‌ رفتار حرفه‌ای.
   ر ـ ” اطمینان معقول“ ـ در این بخش، سطح اطمینانی بالا اما نه مطلق.
   ز ـ ” فرد برون‌سازمانی واجدشرایط“ ـ فردی خارج از مؤسسه با توانایی ها و صلاحیتی در حد مدیر مسئول کار؛ برای مثال، شریک یک ‌مؤسسه دیگر، یا افراد حرفه‌ای مسئول کنترل کیفیت در جامعه حسابداران رسمی ایران.
   اجزای سیستم کنترل کیفیت
7. سیستم کنترل کیفیت مؤسسه باید شامل سیاست ها و روش هایی باشد که هر یک از اجزای زیر را مورد توجه قرار دهد:
   الف ـ مسئولیت های مدیریت درباره کیفیت در درون مؤسسه.
   ب ـ الزامات اخلاقی.
   پ ـ پذیرش و ادامه کار.
   ت ـ منابع انسانی.
   ث ـ اجرای کار.
   ج ـ نظارت.
8. سیاست ها و روش های کنترل کیفیت باید مستند و به کارکنان مؤسسه اطلاع داده شود. در این گونه اطلاع‌رسانی، سیاست ها و روش های کنترل کیفیت و اهدافی که برای دستیابی به آن طراحی شده‌اند توصیف می شود و شامل این پیام است که هر فرد، مسئولیت شخصی در مورد کنترل کیفیت دارد و از وی انتظار می رود آن سیاست ها و روش ها را رعایت کند. افزون براین، مؤسسه برای بازخورد دریافتی از کارکنان خود درباره سیستم کنترل کیفیت، اهمیت زیادی قایل می‌شود. ازاین‌رو، مؤسسه همواره کارکنان خود را به اعلام نظرات یا دغدغه‌های خود درباره موضوعات کنترل کیفیت تشویق می کند.
   مسئولیت های مدیریت درباره کیفیت در درون مؤسسه
9. مؤسسه باید سیاست ها و روشهایی را برای ترویج فرهنگ درون سازمانی مبنی بر اینکه کیفیت، جزئی اساسی از اجرای کار می‌باشد طراحی و برقرار کند. این گونه سیاست ها و روش ها باید مدیریت یا شرکای مؤسسه را ملزم به پذیرش مسئولیت نهایی سیستم کنترل کیفیت مؤسسه کند.
10. مدیریت مؤسسه و الگوهایی که برقرار می کند فرهنگ سازمانی مؤسسه را به شدت تحت تأثیر قرار می دهد. ترویج فرهنگ کیفیت محور درون سازمانی، به اقدامات و پیام های روشن، هماهنگ و متناوب همه سطوح مدیریت مؤسسه برای تأکید بر سیاست ها و روش های کنترل کیفیت و الزامات زیر بستگی دارد:
    الف ـ انجام کار، طبق الزامات استانداردهای حرفه‌ای، قانونی و مقرراتی.
    ب ـ صدور گزارش ها، متناسب با شرایط موجود.
    این گونه اقدامات و پیام ها، فرهنگی را ترویج می کند که در آن، کار با کیفیت بالا مـورد تأکیـد و تشویق قـرار می‌گیرد. اطلاع‌رسـانی این موضوع می‌توانـد با برگـزاری سمینارهای آموزشی، جلسات، گفتگوهای رسمی و غیررسمی، منشور سازمانی، رسانه‌های درون سازمانی یا یادداشت های کوتاه صورت پذیرد. این موارد در مستندات داخلی و مواد آموزشی مؤسسه و در روش های ارزیابی کار و کارکنان به گونه‌ای می‌آید که نقطه نظرهای مؤسسه درباره اهمیت کیفیت و چگونگی دستیابی به آن را در عمل پشتیبانی و تقویت ‌کند.
11. مهم ترین نکته این است که مدیریت مؤسسه در تدوین راهبرد عملیاتی مؤسسه، همواره کیفیت انجام کارها را در اولویت قراردهد. از این رو:
    الف ـ مؤسسه مسئولیت های مدیران خود را به گونه‌ای تعیین می کند که ملاحظات تجاری، کیفیت کار مورد اجرا را تحت تأثیر قرار ندهد.
    ب ـ سیاست ها و روش های مؤسسه در ارتباط با ارزیابی عملکرد، حقوق و ترفیع کارکنان (شامل طرح های انگیزشی) چنان طراحی می‌شود که پایبندی مؤسسه را در اولویت دادن به کیفیت به روشنی بیان کند.
    پ ـ مؤسسه، منابع کافی را برای بهبود، مستندسازی و پشتیبانی از سیاست ها و روش های کنترل کیفیت خود اختصاص می دهد.
12. فرد یا افرادی که مسئولیت اجرایی سیستم کنترل کیفیت مؤسسه توسط مدیریت یا شرکا به آنان واگذار می‌شود باید تجربه کافی و مناسب و توانایی و اختیار لازم را برای پذیرش مسئولیت داشته باشند.
13. تجربه کافـی و مناسـب و توانایـی موجب می‌شود فرد یا افراد مسئول بتوانند موضوعات کنترل کیفیـت را شناسایی و درک کنند و سیاست ها و روش هـای مناسب را تدویـن نمایند. اختیار لازم سبب می‌شود که ایشان بتوانند آن سیاست ها و روش ها را اعمال کنند.
    الزامات اخلاقی
14. مؤسسه باید سیاست ها و روش هایی را برای کسب اطمینان معقول از رعایت الزامات اخلاقی مربوط توسط مؤسسه و کارکنان آن، طراحی و برقرار کند.
15. الزامـات اخلاقی مربوط به حسابرسی، سایر خدمات اطمینـان‌بخشـی و خدمـات مرتبـط، در بخش های ”الف“ و ”ب“ آیین رفتار حرفه‌ای آمده است. طبق آیین رفتار حرفه‌ای، اصول بنیادی اخلاق حرفه‌ای به شرح زیر است:
    الف ـ درستکاری.
    ب ـ بی طرفی.
    پ ـ صلاحیت و مراقبت حرفه‌ای.
    ت ـ رازداری.
    ث ـ رفتار حرفه‌ای.
    ج ـ اصول و ضوابط حرفه‌ای.
16. موضوع استقلال در خدمات اطمینان بخشی، مشتمل بر تهدیدها و تدابیر ایمنی مربوط، در بخش ”ب“ آیین رفتار حرفه‌ای آمده است.
17. سیاست ها و روش های مؤسسه بر اصولی بنیادی تأکید می‌کند که با نحوه مدیریت مؤسسه، آموزش و کارآموزی، نظارت و فرایند برخورد با موارد عدم رعایت، تقویت می‌شود. استقلال در خدمات اطمینان بخشی، چنان بااهمیت است که به طور جداگانه در بندهای ۱۸ تا ۲۶ توصیف می‌شود. مفاد این بندها باید همراه با آیین رفتار حرفه‌ای مطالعه شود.
    استقلال
18. مؤسسه برای کسب اطمینان معقول از رعایت الزامات مربوط به استقلال طبق آیین رفتار حرفه‌ای توسط مؤسسه، کارکنان آن و، در موارد مقتضی، سایر افراد مربوط (شامل کارشناسان طرف قرارداد مؤسسه) باید سیاست ها و روش های لازم را طراحی و برقرار ‌کند. سیاست ها و روش ها باید به گونه‌ای باشد که مؤسسه بتواند موارد زیر را انجام دهد:
    الف ـ اطلاع رسانی الزامات مربوط به استقلال مؤسسه به کارکنان و، در موارد مقتضی، سایر افراد مشمول این الزامات.
    ب ـ شناسایی و ارزیابی شرایط و روابطی که استقلال را تهدید می کند و اتخاذ تدابیر ایمنی مناسب برای از بین بردن تهدیدهای مزبور یا کاهش آن به سطحی قابل پذیرش و، در صورت لزوم، کناره گیری از کار.
19. این گونه سیاست ها و روش ها باید موارد زیر را الزامی کند:
    الف ـ ارائه اطلاعات مربوط به قراردادهای منعقده، شامل دامنه خدمات، توسط مدیران مسئول کار، به منظور ارزیابی اثر کلی آن بر الزامات مربوط به استقلال توسط مؤسسه.
    ب ـ گزارش به موقع شرایط و روابط تهدید کننده استقلال توسط کارکنان به منظور انجام اقدام مناسب توسط مؤسسه.
    پ ـ گرد آوری اطلاعات مربوط و اطلاع رسانی آن به کارکنان ذیربط به منظور:
    • تشخیص آسان رعایت الزامات مربوط به استقلال توسط مؤسسه و کارکنان.
    • فراهم شدن امکان نگهداری و به روز رسانی سوابق مربوط به استقلال توسط مؤسسه.
    • فراهم شدن امکان انجام اقدام مناسب در باره تهدیدهای شناسایی شده در مورد استقلال توسط مؤسسه.
20. مؤسسه برای کسب اطمینان معقول از آگاهی به موقع از موارد نقض الزامات مربوط به استقلال و انجام اقدامات مناسب برای رفع این گونه موارد باید سیاست ها و روشهای لازم را طراحی و برقرار کند. این سیاست ها و روش ها باید شامل الزاماتی در باره موارد زیر باشد:
    الف ـ گزارش به موقع موارد نقض استقلال به مؤسسه، توسط افرادی که مشمول الزامات مربوط به استقلال می‌باشند.
    ب ـ اطلاع رسانی به موقع موارد نقض سیاست ها و روش های طراحی شده به:
21. مدیر مسئول کار که ملزم است همراه مؤسسه، موارد نقض شده را پیگیری کند.
22. سایر کارکنان ذیربط در مؤسسه و دیگر افراد مشمول الزامات مربوط به استقلال که ملزم به انجام اقدام مناسب هستند.
    پ ـ اطلاع رسانی به موقع به مؤسسه، در صورت لزوم، توسط مدیر مسئول کار و سایر افراد یادشده در بند ”ب ـ ۲“ از اقدامات به عمل آمده برای رفع موضوع، تا مؤسسه بتواند ضرورت انجام اقدامات بیشتر را تشخیص دهد.
23. مؤسسه، در صورت آگاهی از نقض سیاست ها و روش های مربوط به استقلال، مدیر مسئول کار، سایر افراد ذیربط در مؤسسه و، در موارد مقتضی، کارشناسان طرف قرارداد با مؤسسه را برای انجام اقدام مناسب، مطلع می کند. اقدام مناسب توسط مؤسسه و مدیر مسئول کار مربوط، شامل اعمال تدابیر ایمنی مناسب برای از بین بردن تهدیدهای مربوط به استقلال یا کاهش آن به سطحی قابل قبول، یا کناره‌گیری از کار است. افزون بر این، مؤسسه، موضوع استقلال را به کارکنانی که ملزم به رعایت آن هستند آموزش می دهد.
24. مؤسسه باید از کارکنانی که طبق آیین رفتار حرفه‌ای ملزم به رعایت استقلال هستند، حد اقل سالی یک بار تأییدیه کتبی درباره رعایت سیاست ها و روش های مؤسسه در زمینه استقلال دریافت کند.
25. تأییدیه کتبی می‌تواند به شکل کاغذی یا الکترونیکی باشد. مؤسسه با کسب تأییدیه و انجام اقدامات مناسب در باره اطلاعات حاکی از عدم رعایت، میزان اهمیتی را که برای استقلال قایل است نشان می‌دهد و موجب می‌شود موضوع برای کارکنان همواره ملموس باشد.
26. طبق آیین رفتار حرفه‌ای، به کارگیری کارکنان ارشد در خدمات اطمینان بخشی در ارتباط با یک صاحب کار برای سال های متمادی ممکن است تهدیدی برای استقلال باشد. از اینرو، مؤسسه باید سیاست ها و روش هایی را در موارد زیر برقرار کند :
    الف ـ در صورت به کارگیری کارکنان ارشد برای سال های متمادی در خدمات اطمینان بخشی، معیارهایی را برای تشخیص نیاز به اعمال تدابیر ایمنی جهت کاهش تهدید ناشی از آشنایی به سطح قابل قبول، تدوین کند.
    ب ـ در مورد حسابرسی صورت های مالی شرکت های پذیرفته شده در بورس اوراق بهادار، جهت رعایت الزامات آیین رفتار حرفه‌ای، مدیر مسئول کار، پس از مدت مشخصی تغییر کند.
27. در خدمات اطمینان بخشی به کارگیری کارکنان ارشد برای سال های متمادی می‌تواند به تهدید ناشی از آشنایی بینجامد یا به کیفیت انجام کار آسیب رساند. از اینرو، مؤسسه معیارهایی را برای تشخیص نیاز به اعمال تدابیر ایمنی جهت مقابله با این تهدیدها تدوین می‌کند. مؤسسه برای تدوین معیارهای مناسب، موضوعاتی چون موارد زیر را مورد توجه قرار می‌دهد:
    الف ـ ماهیت کار، شامل میزان ارتباط آن با منافع عمومی،
    ب ـ طول دوره به کارگیری کارکنان ارشد در یک کار خاص.
    نمونه‌هایی از تدابیر ایمنی شامل تغییر کارکنان ارشد یا لزوم بررسی کیفیت کار است.
28. تهدید ناشی از آشنایی، به ویژه در مورد حسابرسی صورت های مالی شرکت های پذیرفته شده در بورس اوراق بهادار مصداق دارد. در مورد این حسابرسی ها، تغییر مدیر مسئول کار پس از یک دوره از پیش تعیین شده، حداکثر ۵ سال، الزامی است.
    پذیرش و ادامه کار
29. مؤسسه باید سیاست ها و روش هایی را برای پذیرش و ادامه کار طراحی و برقرار کند تا اطمینان معقول حاصل شود که مؤسسه تنها پس از احراز شرایط زیر کار را قبول می کند یا ادامه می دهد:
    الف ـ نبود اطلاعاتی حاکی از درستکار نبودن صاحب کار با توجه به ارزیابی های انجام شده.
    ب ـ برخورداری از صلاحیت، توانایی، زمان و منابع لازم برای انجام کار.
    پ ـ امکان رعایت الزامات اخلاقی.
    مؤسسه باید این گونه اطلاعات را، تا آنجایی که با توجه به شرایط، ضروری بداند، پیش از پذیرش کار یک صاحب کار جدید، هنگام تصمیم گیری در باره ادامه یک کار موجود و هنگام بررسی پذیرش کار جدید صاحب کار موجود، کسب کند. در مواردی که مسایلی مشخص شود و مؤسسه بخواهد کار را بپذیرد یا ادامه دهد باید نحوه حل و فصل آن مسایل را مستند کند.
30. نمونه‌هایی از موضوعاتی که مؤسسه در ارتباط با درست کاری صاحب کار مورد توجه قرار می دهد، به شرح زیر است:
    • هویت و شهرت تجاری مالکین عمده، هیئت مدیره، مدیران اجرایی اصلی صاحب کار و اشخاص وابسته آن.
    • ماهیت عملیات صاحبکار، شامل رویه‌های تجاری آن.
    • اطلاعاتی درباره نگرش مالکین عمده، هیئت مدیره و مدیران اجرایی اصلی صاحب کار درباره موضوعاتی مانند تفسیر جسورانه استانداردهای حسابداری و محیط کنترل های داخلی.
    • اصرار نامتعارف صاحب کار به پایین نگهداشتن حق‌الزحمه مؤسسه‌.
    • نشانه‌هایی از وجود محدودیت غیرمتعارف در دامنه کار.
    • نشانه‌هـایی حاکـی از احتمال مشارکت صاحب کـار در پول‌شـویی یـا سایر فعالیت هـای مجرمانه.
    • دلایل پیشنهاد انتخاب مؤسسه و عدم انتخاب مجدد مؤسسه قبلی.
    میزان شناخت مؤسسه از درستکاری صاحبکار معمولاً با استمرار رابطه با آن صاحب کار افزایش می یابد.
31. اطلاعات مؤسسه درباره این گونه موضوعات می تواند به عنوان مثال، از طریق زیر کسب شود:
    • مکاتبه با ارائه کنندگان فعلی و یا قبلی خدمات حرفه‌ای حسابداری به صاحب کار طبق آیین رفتار حرفه‌ای و مذاکره با سایر اشخاص ثالث.
    • پرس و جو از سایر کارکنان مؤسسه یا اشخاص ثالث مانند بانک ها، مشاور حقوقی و دست اندرکاران همان صنعت.
    • جستجوی سوابق در پایگاه های اطلاعاتی مربوط.
32. مؤسسه برای تشخیص اینکه آیا توانایی، صلاحیت، زمان و منابع لازم برای پذیرش کار جدید را دارد یا خیر، الزامات ویژه آن کار و سوابق کارکنان موجود در همه سطوح مربوط را بررسی می کند. موضوعات مورد بررسی توسط مؤسسه عبارتند از:
    • میزان شناخت کارکنان مؤسسه از صنعت و موضوعات مرتبط.
    • میزان تجربه کارکنان مؤسسه در باره الزامات قانونی و گزارشگری مربوط و توانایی کسب مهارت ها و دانش لازم به گونه‌ای اثربخش.
    • وجود کارکنان کافی با توانایی ها و صلاحیت های لازم.
    • امکان دسترسی به کارشناسان ذیصلاح، در صورت نیاز.
    • امکان دسترسی به افراد واجد شرایط و صلاحیت لازم برای انجام بررسی کنترل کیفیت کار، در صورت لزوم.
    • توانایی مؤسسه در تکمیل کار در مهلت گزارشگری.
33. این موضوع که پذیرش کار جدید ممکن است به تضاد منافع واقعی یا ظاهری بینجامد نیز مورد بررسی مؤسسه قرار می گیرد. در صورت شناسایی تضاد منافع بالقوه، مؤسسه مناسب بودن پذیرش کار را ارزیابی می کند.
34. تصمیم‌گیری در باره پذیرش یا ادامه کار یک صاحب کار موجـود شامـل بررسی آثار نکات عمده شناسایی شده در کارهای موجود یا قبلی است. برای مثال، صاحب کار ممکن است عملیات تجاری خود را در حوزه‌ای گسترش داده باشد که مؤسسه، دانش یا تجربه لازم در آن زمینه را ندارد.
35. در مواردی که مؤسسه به اطلاعاتی دست ‌یابد که در صورت دستیابی زودتر به آن از پذیرش کار خودداری می کرد، سیاست ها و روش های ادامه کار باید شامل بررسی موارد زیر باشد:
    الف ـ مسئولیت های حرفه‌ای و قانونی در شرایط موجود، شامل ملزم بودن یا نبودن گزارش به فرد یا افراد انتخاب کننده مؤسسه یا، در برخی موارد، به مقامات ذیصلاح قانونی.
    ب ـ امکان کناره‌گیری از کار.
36. سیاست ها و روش های کناره‌گیری از کار، موضوعاتی شامل موارد زیر را دربرمی گیرد:
    • مذاکره با سطوح مناسبی ازمدیران اجرایی و هیئت‌مدیره صاحب کار در باره اقدام مناسبی که مؤسسه ممکن است بر اساس واقعیت ها و شرایط مربوط به عمل آورد.
    • چنانچـه مؤسسـه کناره‌گیری را مناسـب تشخیـص دهد، مذاکـره با سطوح مناسبی از مدیران اجرایی و هیئت مدیره صاحب کار درباره کناره‌گیری از کار و دلایل کناره‌گیری.
    • بررسی اینکه آیا برای ادامه کار یا گزارش کناره‌گیری همراه با دلایل آن به مقامات ذیصلاح قانونی، الزامات حرفه‌ای، قانونی یا مقرراتی وجود دارد یا خیر.
    • مستندسازی مسایل عمده، مشاوره‌های انجام شده، نتایج به دست آمده و مبانی آن.
    منابع انسانی
37. مؤسسه باید سیاست ها و روش هایی را طراحی و برقرار کند که از دسترسی به کارکنان کافی دارای توانایی، صلاحیت و پایبندی به اصول اخلاقی لازم برای انجام کار طبق الزامات استانداردهای حرفه‌ای، قانونی و مقرراتی و امکان صدور گزارش مناسب شرایط موجود، اطمینانی معقول به دست آورد.
38. این سیاست ها و روش ها، موضوعات زیررا دربرمی گیرد:
    الف ـ استخدام.
    ب ـ ارزیابی عملکرد.
    پ ـ توانایی ها.
    ت ـ صلاحیت.
    ث ـ فرصت های ارتقای شغلی.
    ج ـ ترفیع.
    چ ـ حقوق ومزایا.
    ح ـ براورد کارکنان مورد نیاز.
    مؤسسه با پرداختن به این موضوعات، می‌تواند تعداد و ویژگی های افراد مورد نیاز برای انجام کارهای خود را تعیین کند. فرایندهای استخدامی مؤسسه دربرگیرنده روش هایی است که مؤسسه را در انتخاب افراد درست کار و مستعد برای ارتقای توانایی ها و صلاحیت، تا حد لازم جهت انجام کارهای مؤسسه، یاری می کند.
39. توانایی ها و صلاحیت کارکنان از طریق روش های گوناگونی چون موارد زیر ارتقا می یابد:
    • آموزش حرفه‌ای.
    • پیشرفت های حرفه‌ای مستمر، مثلاً از طریق کارآموزی.
    • تجربه کاری.
    • سرپرستی و نظارت توسط کارکنان با‌تجربه‌تر.
    • اعتلای فرهنگ کار گروهی.
40. تداوم صلاحیت کارکنان مؤسسه به میزان زیادی به پیشرفت های حرفه‌ای مستمر بستگی دارد تا آنان، دانش و توانایی های خود را حفظ کنند. از این رو، مؤسسه در سیاست ها و روش های خود، بر لزوم آموزش مستمر همه کارکنان تأکید می کند و منابع و کمک های آموزشی مورد نیاز را برای قادر ساختن کارکنان به حفظ توانایی ها و صلاحیت لازم فراهم می کند. در موارد در دسترس نبودن منابع فنی و آموزشی داخلی، یا به هر دلیل دیگر، مؤسسه می تواند از افراد مناسب و واجد شرایط برون ‌سازمانی برای این منظور استفاده کند.
41. روش های ارزیابی عملکرد، حقوق و مزایا و ترفیعات مؤسسه، دربرگیرنده ساز و کارهای لازم برای شناسایی و تشویق مناسب در موارد ارتقا و حفظ صلاحیت و پایبندی به اصول اخلاقی می باشد. به ویژه، مؤسسه اقدامات زیر را انجام می دهد:
    الف ـ آگاه کردن کارکنان از انتظارات مؤسسه درباره اصول کاری و اخلاقی.
    ب ـ ارائه نتایج ارزیابی عملکرد، پیشرفت و فرصت های ارتقای شغلی و ارائه مشاوره‌های لازم در این موارد به کارکنان.
    پ ـ کمک به کارکنان برای درک این امر که ارتقا به رده‌ای با مسئولیت بالاتر، از جمله، به کیفیت عملکرد و پایبندی به اصول اخلاقی بستگی دارد و تخطی از سیاست ها و روش های مؤسسه می تواند به اقدامات انضباطی منجر شود.
42. فرایند ارزیابی عملکرد کارکنان، به اندازه و شرایط مؤسسه بستگی دارد. در مؤسسات کوچک تر، روش های ارزیابی عملکرد کارکنان می تواند از رسمیت کم تری برخوردار باشد.
    تعیین گروه کاری
43. موسسه باید مسئولیت هر کار را به یک مدیر مسئول کار واگذار کند. مؤسسه باید سیاست ها و روش هایی را برقرار کند که مستلزم موارد زیر باشد:
    الف ـ نام مدیر مسئول کار و مسئولیت وی به هیئت مدیره و مدیران اجرایی اصلی صاحب کار اطلاع داده شود.
    ب ـ مدیر مسئول کار توانایی ها، صلاحیت، اختیار و زمان مناسب برای ایفای مسئولیت خود را داشته باشد.
    پ ـ مسئولیت های مدیر مسئول کار به روشنی تعریف و به وی اعلام شود.
44. سیاست ها و روش ها شامل سیستم های نظارت بر تناسب حجم کار با ظرفیت کاری مدیران مسئول کار است به گونه‌ای که این افراد زمان کافی برای ایفای مسئولیت های خود به نحو مناسب را داشته باشند.
45. مؤسسه همچنین باید برای هر کار، کارکنان مناسب و دارای توانایی ها، صلاحیت و زمان لازم را تعیین کند تا کار طبق الزامات استانداردهای حرفه‌ای، قانونی و مقرراتی، انجام شود و مؤسسه بتواند گزارش های متناسب با شرایط موجود را صادر کند.
46. مؤسسـه روش هـایی را برای ارزیابـی توانایی ها و صلاحیـت کارکنان خود برقـرار می کند. توانایی ها و صلاحیت مورد نظر در هنگام تعیین گروه های کاری و تعیین سطح نظارت لازم، شامل موارد زیر است:
    • شناخت و تجربه عملی در باره کارهای با ماهیت و پیچیدگی مشابه از طریق آموزش و مشارکت مناسب.
    • شناخت الزامات استانداردهای حرفه‌ای، قانونی و مقرراتی.
    • دانش فنی مناسب، شامل شناخت از فناوری اطلاعات مربوط.
    • شناخت از صنایع مرتبط با فعالیت صاحب کار.
    • توانایی اعمال قضاوت حرفه‌ای.
    • شناخت از سیاست ها و روش های کنترل کیفیت مؤسسه.
    اجرای کار
47. مؤسسه باید برای کسب اطمینان معقول از انجام کار طبق الزامات استانداردهای حرفه‌ای، قانونی و مقرراتی و صدور گزارش های متناسب با شرایط موجود توسط مؤسسه، سیاست ها و روش های لازم را طراحی و برقرار ‌کند.
48. مؤسسه از طریق سیاست ها و روش های خود، درصدد حفظ کیفیت انجام کار است. این امر اغلب از طریق دستورالعمل های کتبی یا الکترونیکی، نرم افزارها یا دیگر اشکال مستندسازی استاندارد شده، مجموعه‌های حاوی رهنمودهای ویژه صنعت یا موضوعی خاص انجام می شود. موضوعات مورد اشاره شامل موارد زیر است:
    • چگونگـی آگاه‌شدن گروه های کاری از کار محـول شده، به‌ منظور کسب شناخـت از اهداف کار خود.
    • فرایندهای رعایت استانداردهای مربوط به کار مورد نظر.
    • فرایندهای نظارت بر کار، آموزش و تربیت کارکنان.
    • روش های بررسی کار انجام شده، قضاوت های عمده به عمل آمده و شکل گزارش هایی که قرار است صادر شود.
    • مستندسازی مناسب کار انجام شده، زمان بندی و میزان بررسی.
    • فرایندهای کسب اطمینان از اجرای مستمر همه سیاست ها و روش ها.
49. شناخت همه اعضای گروه کاری از اهداف کار خود حایز اهمیت است. کار گروهی و آموزش مناسب، برای کمک به اعضای کم تجربه‌تر گروه کاری جهت کسب شناخت روشن از اهداف کارهای محول شده، ضروری است.
50. سرپرستی شامل موارد زیر است:
    • پیگیری پیشرفت کار.
    • ارزیابی توانایی ها و صلاحیت هریک از اعضای گروه کاری، داشتن زمان کافی توسط هر یک برای اجرای کار خود، شناخت آنان از وظایف محول شده و انجام کار طبق رویکرد برنامه‌ریزی شده.
    • حل و فصل مسایل عمده پدید آمده در جریان کار، ارزیابی اهمیت آنها و تعدیل رویکرد برنامه‌ریزی شده به گونه‌ای مناسب.
    • شناسایی موضوعات مستلزم مشورت یا بررسی توسط اعضای با تجربه‌تر گروه در جریان اجرای کار.
51. مسئولیت های بررسی بر این مبنا تعیین می شود که اعضای با تجربه‌تر گروه، شامل مدیر مسئول کار، کار انجام شده توسط اعضای کم تجربه‌تر گروه را بررسی کنند. بررسی کنندگان موارد زیر را ارزیابی می کنند:
    الف ـ انجام کار طبق الزامات استانداردهای حرفه‌ای، قانونی و مقرراتی مربوط.
    ب ـ تشخیص موضوعات عمده مستلزم بررسی بیشتر.
    پ ـ انجام مشورت های مناسب و مستندسازی و به کارگیری نتایج به دست آمده.
    ت ـ ضرورت تجدید نظر در ماهیت، زمان بندی اجرا و میزان کار انجام شده.
    ث ـ متکی بودن نتایج به‌دست آمده به‌کار انجام شده و مستندسازی کار انجام شده به گونه‌ای مناسب.
    ج ـ کافی و مناسب بودن شواهد کسب شده برای پشتیبانی از گزارش.
    چ ـ دستیابی به اهداف روش های اجرای کار.
    مشاوره
52. مؤسسه باید برای کسب اطمینانی معقول از موارد زیر، سیاست ها و روش های لازم را طراحی و برقرار کند:
    الف ـ انجام مشورت مناسب در باره موضوعات پیچیده و بحث انگیز.
    ب ـ دسترسی به منابع کافی برای انجام مشورت لازم.
    پ ـ مستندسازی ماهیت و دامنه این گونه مشورت ها.
    ت ـ مستندسازی نتایج حاصل از مشورت ها و به کارگیری آن.
53. مشورت شامل گفتگو در سطح حرفه‌ای مناسب با افراد درون یا برون مؤسسه است که تخصص کافی برای حل و فصل موضوعات پیچیده یا بحث انگیز را دارند.
54. در مشاوره، از منابع تحقیقاتی مناسب و همچنین، مجموعه تجارب و مهارت های فنی مؤسسه استفاده می شود. مشاوره به ارتقای کیفیت کار و بهبود به کارگیری قضاوت حرفه‌ای کمک می کند. مؤسسه با فرهنگ سازی سعی می کند که مشورت به عنوان نقطه قوت شناخته شود و کارکنان، به مشورت در باره موضوعات پیچیده یا بحث انگیز ترغیب ‌گردند.
55. مشورت اثر بخش باسایر افراد حرفه‌ای مستلزم این است که همه حقایق مربوط در اختیار آنان قرار داده شود تا بتوانند در باره موضوعات فنی، اخلاقی و یا غیر آن، آگاهانه نظر دهند. اجرای روش های مشاوره مستلزم مشورت با افراد دارای دانش، ارشدیت و تجربه مناسب در درون یا برون مؤسسه در باره موضوعات عمده فنی، اخلاقی و یا غیر آن، مستندسازی مناسب نتایج حاصل از مشاوره و به کارگیری این نتایج به گونه‌ای مناسب است.
56. مؤسسه‌ای که به دلیل نداشتن منابع داخلی مناسب یا سایر دلایل، به مشورت برون سازمانی نیاز داشته باشد می تواند از خدمات مشاوره‌ای سایر مؤسسات و یا مراجع حرفه‌ای و قانونی استفاده کند. مؤسسه قبل از استفاده از این گونه خدمات، صلاحیت ارائه دهنده خدمات را با توجه به هدف مورد نظر، ارزیابی می کند.
57. مشورت با سایر افراد حرفه‌ای در باره موضوعات پیچیده یا بحث انگیز، از طریق تأیید توسط مشورت کننده و مشاور، مستند می شود. جزئیات و دامنه مستندسازی به گونه‌ای است که تشخیص موارد زیر را میسر می سازد:
    الف ـ موضوع مورد مشورت.
    ب ـ نتایج مشورت، شامل هر گونه تصمیمات اتخاذ شده، مبانی آن تصمیمات و چگونگی به کار گیری آنها.
    اختلاف نظر
58. مؤسسه باید سیاست ها و روش هایی را برای چگونگی برخورد با اختلاف نظر بین اعضای گروه کاری، اختلاف نظر با مشاوران و اختلاف نظر بین مدیر مسئول کار و بررسی کننده کنترل کیفیت کار و نحوه حل و فصل آنها برقرار کند. نتایج کسب شده باید مستند و به کار گرفته شود.
59. اینگونه روش ها، زمینه شناسایی زود هنگام اختلاف نظرها را فراهم می آورد، راهنمایی های روشنی را در باره اقدامات لازم بعدی ارائه می دهد و مستندسازی در باره حل و فصل اختلاف نظرها و به کارگیری نتایج به دست آمده را الزامی می کند. گزارش نباید قبل از حل و فصل موارد اختلاف نظر صادر شود.
60. مؤسسه‌ای که از فرد برون سازمانی واجد شرایط و مناسب برای بررسی کنترل کیفیت کار استفاده می کند، می داند که اختلاف نظر می تواند رخ دهد و برای حل و فصل این اختلافات، روش هایی را، برای مثال، مشورت با سایر افراد حرفه‌ای، مؤسسات دیگر یا مراجع حرفه‌ای یا قانونی، برقرار می کند.
    بررسی کنترل کیفیت کار
61. مؤسسه باید سیاست ها و روش هایی را برای الزامی کردن بررسی کنترل کیفیت کار برقرار کند که ارزیابی بی طرفانه قضاوت های عمده به عمل آمده توسط گروه کاری و نتایج به دست آمده در تهیه گزارش، فراهم شود. این گونه سیاست ها و روش ها باید شامل موارد زیر باشد:
    الف ـ الزام به بررسی کنترل کیفیت کار در مورد همه حسابرسی های صورت های مالی شرکت های پذیرفته شده در بورس اوراق بهادار.
    ب ـ تعیین معیارهای لازم به منظور تشخیص ضرورت بررسی کنترل کیفیت کار، برای سایر حسابرسی ها و بررسی های اجمالی اطلاعات مالی تاریخی، سایر خدمات اطمینان بخشی و خدمات مرتبط.
    پ ـ الزام به بررسی کنترل کیفیت کار در مورد همه کار هایی که معیارهای تعیین شده طبق بند ”ب“ بالا در مورد آنها مصداق دارد.
62. سیاست ها و روش های مؤسسه باید تکمیل بررسی کنترل کیفیت کار پیش از صدور گزارش را الزامی کند.
63. معیارهای یاد شده در بند ”۵۹ ـ ب“ دربرگیرنده موارد زیر است:
    • ماهیت کار، شامل میزان ارتباط آن با منافع عمومی.
    • شناسایی وضعیت ها یا خطرهای غیرعادی یک کار یا گروهی از کارها.
    • الزامی بودن بررسی کنترل کیفیت کار طبق قوانین و مقررات.
64. مؤسسه باید سیاست ها و روش هایی را برقرار کند که دربرگیرنده موارد زیر باشد:
    الف ـ ماهیت، زمان بندی اجرا و میزان بررسی کنترل کیفیت کار.
    ب ـ معیارهای تعیین صلاحیت بررسی کنندگان کنترل کیفیت کار.
    پ ـ الزامات مستندسازی بررسی کنترل کیفیت کار.
    ماهیت، زمان بندی اجرا و میزان بررسی کنترل کیفیت کار
65. بررسی کنترل کیفیت کار معمولاً دربرگیرنده مذاکره با مدیر مسئول کار، بررسی صورت های مالی یا سایر اطلاعات و گزارش مربوط، و، به ویژه، ارزیابی مناسب بودن گزارش است. این بررسی همچنین دربرگیرنده بررسی کاربرگ های انتخاب شده درباره قضاوت های عمده به عمل آمده توسط گروه‌کاری و نتایج به دست آمده، است. میزان بررسی به پیچیدگی کار و خطر نامناسب بودن گزارش برای شرایط موجود، بستگی دارد. بررسی، مسئولیت مدیر مسئول کار را کاهش نمی دهد.
66. بررسی کنترل کیفیت کار در مورد حسابرسی صورت های مالی شرکت های پذیرفته شده در بورس اوراق بهادار، شامل توجه به موارد زیر است:
    • ارزیابی استقلال مؤسسه در ارتباط با هر کار توسط گروه‌کاری.
    • خطرهای عمده شناسایی شده در جریان کار و برخورد با آن خطرها.
    • قضاوت های به عمل آمده، به ویژه در ارتباط بااهمیت و خطرهای عمده.
    • اینکه آیا مشورت مناسب در باره موارد اختلاف نظر یا سایر موضوعات پیچیده یا بحث انگیز به عمل آمده است یا خیر و نتایج ناشی از این مشورت ها.
    • میزان اهمیت تحریف های شناسایی شده در جریان کار اعم از اصلاح شده و نشده و چگونگی حل و فصل آنها.
    • موضوعاتی که لازم است به اطلاع مدیران اجرایی، هیئت مدیره و، در موارد لازم، سایر اشخاص مانند مراجع قانونی برسد.
    • اینکه آیا کاربرگ های انتخاب شده برای بررسی، کار انجام شده در ارتباط با قضاوت های عمده را منعکس و نتایج به دست آمده را پشتیبانی می‌کند یا خیر.
    • مناسب بودن گزارش برای صدور.
    بررسی های کنترل کیفیت کار در مورد کارهایی غیر از حسابرسی صورت های مالی شرکت های پذیرفته شده در بورس اوراق بهادار ممکن است شامل برخی یا همه این موارد باشد.
67. بررسی کننده کنترل کیفیت کار، بررسی را به موقع و در مراحلی مناسب از اجرای کار انجام می دهد تا موضوعات عمده بتواند در اسرع وقت و پیش از صدور گزارش، به گونه‌ای حل و فصل گردد که وی را متقاعد سازد.
68. در مواردی که پیشنهادات بررسی کننده کنترل کیفیت کار، مورد قبول مدیر مسئول کار قرار نگرفته و موضوع به نحوی که بررسی کننده متقاعد شود حل و فصل نشده است، از صدور گزارش خودداری می شود تا اینکه موضوع طبق روش های مؤسسه در برخورد با اختلاف نظر، حل و فصل شود.
    معیارهای تعیین صلاحیت بررسی کنندگان کنترل کیفیت کار
69. سیاست ها و روش های مؤسسه باید معیارهای لازم برای تعیین بررسی کنندگان کنترل کیفیت مؤسسه را مشخص نماید و واجد صلاحیت بودن آنها را بر اساس موارد زیر تعیین کند:
    الف ـ شرایط فنی لازم برای ایفای مسئولیت، شامل تجربه و اختیار لازم؛
    ب ـ میزانی که می توان با بررسی کننده کنترل کیفیت کار مشورت کرد، بدون این که بی طرفی وی خدشه‌دار شود.
70. سیاست ها و روش های مؤسسه درباره شرایط فنی بررسی کنندگان کنترل کیفیت کار، لازم است دربرگیرنده ضوابطی جهت تشخیص مهارت فنی، تجربه و اختیار لازم برای ایفای مسئولیت باشد. کافی و مناسب بودن مهارت فنی، تجربه و اختیار، به شرایط کار بستگی دارد. افزون بر این، بررسی کننده کنترل کیفیت کار برای حسابرسی صورت های مالی شرکت های پذیرفته شده در بورس اوراق بهادار، لازم است از نظر تجربه و اختیار، در سطح مدیر مسئول کار حسابرسی صورت های مالی شرکت های یاد شده باشد.
71. سیاست ها و روش های مؤسسه برای حفظ بی طرفی بررسی کننده کنترل کیفیت کار طراحی می شود. برای مثال، بررسی کننده کنترل کیفیت کار:
    الف ـ توسط مدیر مسئول کار انتخاب نمی شود.
    ب ـ طی دوره مورد بررسی، در اجرای کار مشارکت نمی کند.
    پ ـ برای گروه‌کاری تصمیم‌گیری نمی کند.
    ت ـ در معرض سایر مواردی که بی طرفی بررسی کننده را تهدید کند، قرار نمی گیرد.
72. مدیر مسئول کار ممکن است در جریان انجام کار با بررسی کننده کنترل کیفیت کار مشورت کند. این‌گونه مشورت ها صلاحیت بررسی کننده کنترل کیفیت کار را برای ایفای مسئولیت خود، مخدوش نمی کند. با این وجود، در مواردی که ماهیت و میزان مشورت بااهمیت باشد، به منظور حفظ بی طرفی بررسی کننده، گروه‌کاری و بررسی کننده مراقبت های لازم را به عمل می آورند. در مواردی که این امر امکان پذیر نباشد، فرد دیگری از مؤسسسه یا فرد برو‌ن‌سازمانی واجد شرایط و مناسب برای انجام وظایف بررسی کننده کنترل کیفیت کار یا مشاور کار انتخاب می شود. بر اساس سیاست های مؤسسه، در مواردی که توان انجام بررسی بیطرفانه آسیب پذیر است، بررسی کننده کنترل کیفیت کار جایگزین می شود.
73. یک شاغل انفرادی یا یک مؤسسه کوچک می تواند بررسی کنترل کیفیت کار را به افراد برون‌سازمانی واجد شرایط مناسب محول کند. از سوی دیگر، شاغل انفرادی یا مؤسسه کوچک می تواند برای تسهیل در بررسی کنترل کیفیت کار، از مؤسسه‌ای دیگر استفاده کند. در صورت انعقاد قرارداد با افراد برون‌سازمانی واجد شرایط و مناسب، شاغل انفرادی یا مؤسسه لازم است الزامات و رهنمودهای مندرج در بندهای ۶۷ تا ۷۰ را به کار گیرد.
    مستندسازی بررسی کنترل کیفیت کار
74. سیاست ها و روش های مستندسازی بررسی کنترل کیفیت کار باید مستندسازی موارد زیر را الزامی کند:
    الف ـ اجرا شدن روش های لازم طبق سیاست های مؤسسه در مورد بررسی کنترل کیفیت کار.
    ب ـ تکمیل شدن بررسی کنترل کیفیت کار پیش از صدور گزارش.
    پ ـ عدم برخورد بررسی کننده با هر نوع موضوع حل و فصل نشده‌ای که موجب شود وی به این باور برسدکه قضاوت های عمده به عمل آمده توسط گروه کاری و نتایج به دست آمده توسط آنان، نامناسب است.
    مستندسازی کار
    تنظیم پرونده‌های نهایی کار
75. مؤسسه باید سیاست ها و روش هایی را برای گروه های کاری برقرار کند تا پرونده‌های نهایی کار به موقع پس از نهایی شدن گزارش ها تنظیم شود.
76. قوانین یا مقررات ممکن است محدودیت های زمانی را برای تنظیم پرونده‌های نهایی برخی از کارها مقرر کند. در نبود چنین محدودیت زمانی در قوانین یا مقررات، مؤسسه برای تنظیم به موقع پرونده‌های نهایی کار، محدودیت های زمانی متناسب با ماهیت کار برقرار می کند. در مورد یک حسابرسی، برای مثال، این محدودیت زمانی معمولاً بیش از ۶۰ روز پس از تاریخ گزارش حسابرس نیست.
    محرمانه بودن، حفاظت اطمینان بخش، درستی، قابلیت دسترسی و قابلیت بازیابی مستندات کار
77. مؤسسـه بایـد سیاست هـا و روش هایی را طراحـی و برقـرار کنـد کـه محرمانـه بـودن، حفاظـت اطمینان بخش، درستی، قابلیت دسترسی و قابلیت بازیابی مستندات کار را تأمین کند.
78. الزامات اخلاقی مربوط، کارکنان مؤسسه را همواره، به رعایت رازداری در مورد اطلاعات مندرج در مستندات کار متعهد می کند، مگر اینکه صاحب کار مجوز خاص در مورد افشای اطلاعات داده باشد یا الزام قانونی یا حرفه‌ای برای افشا وجود داشته باشد. قوانین و مقررات خاصی ممکن است تعهدات بیشتری را در رابطه با حفظ رازداری کارکنان نسبت به اطلاعات صاحب کار، به ویژه در زمینه اطلاعات شخصی مقرر کرده باشد.
79. در مواردی که امکان تغییر، افزایش یا حذف مستندات، بدون اطلاع مؤسسه وجود داشته باشد یا احتمال رود مستندات برای همیشه از بین رود یا آسیب ببیند، درستی، قابلیت دسترسی یا قابلیت بازیابی اطلاعات زیربنایی ممکن است به خطر افتد، اعم از اینکه مستندسازی کار به صورت کتبی، الکترونیکی یا با به کارگیری سایر ابزارها انجام شده باشد. از این رو، مؤسسه برای اطمینان از دستیابی به موارد زیر، کنترل های مناسب را در باره مستندسازی کار، طراحی و برقرار می کند:
    الف ـ امکان تشخیص زمان تهیه، تغییر یا بررسی مستندات کار و شخص انجام دهنده آن؛
    ب ـ حفاظت از درستی اطلاعات در همه مراحل کار، به ویژه در مواردی که اطلاعات در اختیار اعضای گروه کاری یا از طریق اینترنت در اختیار دیگران قرار می گیرد؛
    پ ـ پیشگیری از تغییر غیر مجاز مستندات کار؛
    ت ـ دسترسی به مستندات کار توسط گروه کاری و سایر اشخاص مجاز، در صورت لزوم، برای ایفای مناسب مسئولیت های آنان.
80. کنترل هایی که مؤسسه ممکن است برای تأمین محرمانه ماندن، حفاظت اطمینان بخش، درستی، قابلیت دسترسی و قابلیت بازیابی مستندات کار، طراحی و برقرار کند، از جمله شامل موارد زیر است:
    • استفاده از کلمه عبور توسط اعضای گروه کاری، برای محدود کردن دسترسی به مستندات الکترونیکی کار به استفاده‌کنندگان مجاز.
    • تهیه نسخه پشتیبان از مستندات الکترونیکی کار در مراحل مناسب اجرای کار.
    • استفاده از روش هایی برای توزیع مناسب مستندات کار بین اعضای گروه در شروع کار، پردازش آنها در جریان کار و منظم کردن آنها در پایان کار.
    • استفاده از روش هایی برای محدود کردن دسترسی به نسخه‌های کاغذی مستندات کار و توزیع مناسب و بایگانی محرمانه آن.
81. مستندات کاغذی اصلی ممکن است بنا به ملاحظات عملی برای انعکاس در پرونده‌های الکترونیکی، اسکن شود. در اینگونه موارد، مؤسسه برای الزام گروه های کاری به اجرای موارد زیر، روش های مناسبی را برقرار می کند:
    الف ـ تهیه نسخه‌های اسکن شده به گونه‌ای که محتوای کامل مستندات کاغذی اصلی، شامل امضاهای دستی، عطف های متقابل و زیرنویس ها را نشان دهد؛
    ب ـ بایگانی نسخه‌های اسکن شده در پرونده‌های کار و در صورت لزوم، تهیه فهرست و امضای نسخه‌های اسکن شده؛
    پ ـ فراهم کردن امکان بازیابی و چاپ نسخه‌های اسکن شده در صورت لزوم.
    مؤسسه چگونگی نگهداری مستندات کاغذی اصلی را که به دلایل قانونی، مقرراتی یا غیره اسکن شده است، مورد توجه قرار می دهد.
    نگهداری مستندات کار
82. مؤسسه باید سیاست ها و روش هایی را برقرار کند که مستندات کار برای دوره زمانی کافی جهت تأمین نیازهای مؤسسه یا مقرر در قانون یا مقررات، نگهداری شود.
83. نیاز مؤسسه به نگهداری مستندات کار و دوره نگهداری، برحسب ماهیت کار و شرایط مؤسسه، متفاوت می باشد؛ برای مثال، اینکه آیا مستندسازی کار برای فراهم کردن سوابق موضوعات بااهمیت مستمر برای کارهای آتی مورد نیاز است یا خیر. دوره نگهداری ممکن است به عوامل دیگری مانند الزامات قانونی یا مقرراتی یا رویه‌های متعارف نیز بستگی داشته باشد. در مورد کارهای حسابرسی، دوره نگهداری معمولاً حداقل ۳ سال از تاریخ گزارش حسابرس است.
84. روش هایی که مؤسسه برای نگهداری مستندات کار انتخاب می کند شامل روش هایی است که دستیابی به موارد زیر را فراهم می کند:
    • بازیابی و دسترسی به مستندات کار در طول دوره نگهداری، به ویژه در مورد مستندات الکترونیکی که فناوری زیربنایی ممکن است با گذشت زمان ارتقا یا تغییر یابد.
    • تأمین سوابق تغییرات به عمل آمده در مستندات کار پس از تکمیل پرونده‌های کار، در صورت لزوم.
    • امکان دسترسی اشخاص مجاز خارج از مؤسسه به مستندات کار و بررسی آن برای کنترل کیفیت یا مقاصد دیگر.
    مالکیت مستندات کار
85. مالکیت مستندات کار، به استثنای مواردی که در قانون یا مقررات به نحو دیگری مشخص شده باشد، متعلق به مؤسسه است. مؤسسه می‌تواند قسمت هایی یا خلاصه‌ای از مستندات کار را در اختیار صاحب کار قرار دهد، به شرطی که این اقدام، اعتبار کار انجام شده، یا در مورد کارهای اطمینان بخشی، استقلال مؤسسه یا کارکنان آن را خدشه دار نکند.
    نظارت
86. مؤسسه به منظور کسب اطمینان معقول نسبت به مربوط بودن، کافی بودن و اثربخش بودن سیاست ها و روش های مرتبط با سیستم کنترل کیفیت و اجرای آن در عمل ، باید سیاست ها و روش های لازم را طراحی و برقرار کند. اینگونه سیاست ها و روش ها باید شامل بررسی و ارزیابی مستمر سیستم کنترل کیفیت مؤسسه، شامل بازبینی ادواری نمونه‌هایی از کارهای تکمیل شده باشد.
87. هدف از نظارت بر رعایت سیاست ها و روش های کنترل کیفیت، ارزیابی موارد زیر است:
    الف ـ رعایت الزامات استانداردهای حرفه‌ای، قانونی و مقرراتی.
    ب ـ مناسب بودن طراحی سیستم کنترل کیفیت و اثربخشی اجرای آن.
    پ ـ به کارگیری مناسب سیاست ها و روش های کنترل کیفیت مؤسسه به‌گونه‌ای که گزارش های صادره توسط مؤسسه یا مدیر مسئول کار، برای شرایط موجود مناسب باشد.
88. مؤسسه مسئولیت فرایند نظارت را به شریک یا شرکا یا سایر کارکنان مؤسسه که تجربه و اختیار کافی و مناسب برای پذیرش آن مسئولیت را دارند، واگذار می کند. نظارت بر سیستم کنترل کیفیت مؤسسه به وسیله افراد با صلاحیت انجام می شود. این نظارت، ارزیابی مناسب بودن طراحی و اثربخشی کارکرد سیستم کنترل کیفیت را دربرمی گیرد.
89. بررسی و ارزیابی مستمر سیستم کنترل کیفیت شامل موضوعاتی مانند موارد زیر است:
    • تجزیه و تحلیل:
    o آخرین تغییرات در الزامات استانداردهای حرفه‌ای، قانونی و مقرراتی و چگونگی لحاظ نمودن آنها در سیاست ها و روش های مؤسسه، در موارد مقتضی.
    o تأییدیه کتبی درباره رعایت سیاست ها و روش های مربوط به استقلال.
    o ارتقای حرفه‌ای مستمر، شامل آموزش.
    o تصمیمات مربوط به پذیرش و ادامه کار.
    • تعیین اقدامات اصلاحی لازم و بهبود سیستم، شامل استفاده از بازخوردها در بهبود سیاست ها و روش های آموزشی موسسه.
    • آگاه نمودن کارکنان ذیصلاح مؤسسه از ضعف های شناسایی شده در طراحی و اجرای سیستم.
    • پیگیری انجام سریع اصلاحات لازم در سیاست ها و روش های کنترل کیفیت توسط کارکنان ذیصلاح مؤسسه.
90. بازبینی نمونه‌ای از کارهای تکمیل شده معمولاً به طور ادواری انجام می شود. کارهای انتخاب شده برای بازبینی شامل دست کم یک کار برای هر مدیر مسئول کار در هر دوره است که این دوره معمولاً بیش از سه سال نمی باشد. روش سازماندهی بازبینی ادواری، شامل زمان بندی انتخاب هر کار، به عوامل زیادی، چون موارد زیر بستگی دارد:
    • اندازه مؤسسه.
    • تعداد و پراکندگی جغرافیایی واحدهای مؤسسه.
    • نتایج روش های نظارت قبلی.
    • میزان اختیار کارکنان و واحدها (برای مثال، آیا هر واحد اختیار انجام بازبینی های خود را دارد یا تنها واحد مرکزی می تواند آن را اجرا کند).
    • ماهیت و پیچیدگی فعالیت و سازمان مؤسسه.
    • خطرهای مرتبط با صاحبکاران و کارهای مؤسسه.
91. فرایند بازبینی شامل انتخاب کارهایی است که برخی از آنها ممکن است بدون اطلاع قبلی گروه کاری انتخاب شود. افراد بازبینی کننده کار در اجرای کار یا بررسی کنترل کیفیت آن دخالت ندارند. برای تعیین دامنه بازبینی ها، مؤسسه می تواند دامنه یا نتایج برنامه بازبینی مستقل خارج از مؤسسه را مورد توجه قرار دهد. با این وجود، برنامه بازبینی مستقل خارج از مؤسسه جایگزین برنامه نظارت داخلی مؤسسه نمی شود.
92. مؤسسات کوچک یا شاغلین انفرادی ممکن است بخواهند از یک فرد برون سازمانی واجد شرایط و مناسب یا مؤسسه‌ای دیگر برای انجام بازبینی کارها و سایر روش های نظارتی استفاده کنند. از طرف دیگر، آنها ممکن است به منظور تسهیل فعالیت های نظارتی، ترتیباتی را برای مشارکت با سایر سازمان های مناسب، برقرار کنند.
93. مؤسسه باید آثار نقایص مشاهده شده در نتیجه فرایند نظارت را ارزیابی و نوع آن را با توجه به موارد زیر تعیین کند:
    الف ـ مواردی که لزوماً نشان‌دهنده عدم کفایت سیستم کنترل کیفیت مؤسسه (برای فراهم نمودن اطمینان معقول نسبت به رعایت الزامات استانداردهای حرفه‌‌ای، قانونی و مقرراتی و همچنین مناسب بودن گزارش های صادره توسط موسسه با شرایط موجود) نمی باشد.
    ب ـ نقایص سیستمی، مکرر یا سایر نقایص با اهمیتی که مستلزم اقدام اصلاحی بی درنگ می باشد.
94. مؤسسه باید نقایص مشخص شده در نتیجه فرایند نظارت و پیشنهادات تعدیلی مناسب را به مدیران مسئول کار و سایر کارکنان ذیربط اطلاع دهد.
95. ارزیابی مؤسسه از هر نوع نقص باید به پیشنهاداتی در باره یک یا چند مورد زیر بینجامد:
    الف ـ انجام اقدام اصلاحی مناسب در ارتباط با یک کار خاص یا هر یک از کارکنان.
    ب ـ اطلاع رسانی یافته‌ها به افراد مسئول آموزش و ارتقای حرفه‌ای.
    پ ـ تغییرات سیاست ها و روش های کنترل کیفیت.
    ت ـ اقدام انضباطی در مورد افرادی که سیاست ها و روش های مؤسسه را رعایت نمی کنند، به خصوص آنهایی که مکرراً تخطی می کنند.
96. در مواردی که نتایج روش های نظارتی نشان دهد که گزارش ممکن است نامناسب باشد یا در جریان اجرای کار، برخی روش ها حذف شده است، مؤسسه باید اقدامات بیشتری را که برای رعایت الزامات استانداردهای حرفه‌ای، قانونی و مقرراتی مربوط، مناسب است، تعیین کند. مؤسسه باید همچنین کسب نظر مشاور حقوقی را مورد توجه قراردهد.
97. مؤسسه باید حداقل سالی یکبار نتایج نظارت سیستم کنترل کیفیت خود را به مدیران مسئول کار و سایر ارکان ذیصلاح مؤسسه (شامل مدیر عامل و در موارد مقتضی، هیئت مدیره) اطلاع دهد و این اطلاع رسانی باید به گونه‌ای باشد که مؤسسه وافراد مزبور بتوانند طبق وظایف و مسئولیت های تعریف شده خود، اقدامات فوری و مناسب را انجام دهند. اطلاع رسانی باید شامل موارد زیر باشد:
    الف ـ تشریح روش های نظارتی اجرا شده.
    ب ـ نتایج به دست آمده از روش های نظارتی.
    پ ـ در موارد مربوط، تشریح نقایص سیستمی مکرر یا سایر نقایص بااهمیت و اقدامات به عمل آمده برای رفع یا اصلاح آن نقایص.
98. گزارشگری نقایص مشخص شده به افرادی غیر از مدیران مسئول‌کار مربوط، معمولاً شامل مشخص نمودن کار مربوط نمی باشد، مگر اینکه برای ایفای مناسب مسئولیت های آنان، لازم باشد.
99. مستندسازی مناسب نظارت، دربرگیرنده موارد زیر است:
    الف ـ مشخص کردن روش های نظارتی، شامل روش انتخاب کارهای تکمیل شده برای بازبینی.
    ب ـ ثبت ارزیابی موارد زیر:
    • رعایت الزامات استانداردهای حرفه‌ای، قانونی و مقرراتی مربوط.
    • طراحی سیستم کنترل کیفیت به گونه‌ای مناسب و اثر بخشی اجرای آن.
    • به کارگیری سیاست ها و روش های کنترل کیفیت مؤسسه به‌‌گونه‌ای مناسب و صدور گزارش های متناسب با شرایط موجود توسط مؤسسه.
    پ ـ شناسایی نقایص مشاهده شده، ارزیابی اثر آنها و تعیین مبنایی برای لزوم انجام اقدام بیشتر و نوع آن.
    شکایات و اتهامات
100. مؤسسه باید به منظور کسب اطمینان معقول از برخورد مناسب با موارد زیر، سیاست ها و روش های لازم را طراحی و برقرار کند:
     الف ـ شکایات و اتهامات در مورد اینکه کار انجام شده توسط مؤسسه، طبق الزامات استانداردهای حرفه‌ای، قانونی و مقرراتی مربوط انجام نشده است.
     ب ـ اتهامات مربوط به عدم رعایت سیستم کنترل کیفیت مؤسسه.
101. شکایات و اتهامات ممکن است از درون یا برون مؤسسه مطرح شود. شکایات ممکن است توسط کارکنان مؤسسه، صاحب کاران یا سایر اشخاص ثالث، مطرح و به اعضای گروه کاری یا سایر کارکنان مؤسسه اعلام گردد.
102. مؤسسه به عنوان بخشی از این فرایند، کانال های مشخصی را برای کارکنان مؤسسه برقرار می کند که هرگونه تردید خود را بدون ترس از تنبیه، مطرح کنند.
103. مؤسسه با توجه به سیاست ها و روش های برقرار شده، شکایات و اتهامات را بررسی می کند. این بررسی تحت سرپرستی یکی از شرکای مؤسسه انجام می شود که دارای تجربه و اختیار کافی و مناسب بوده و در کار مورد نظر مشارکت نداشته است. بررسی مزبور، در صورت ضرورت، مشتمل بر مشاوره حقوقی نیز خواهد بود. مؤسسات کوچک و شاغلین انفرادی می توانند برای انجام بررسی، از فرد برون سازمانی واجد شرایط و مناسب یا مؤسسه دیگری استفاده کنند. شکایات، اتهامات و پاسخ های مربوط مستند می شود.
104. چنانچه نتایج بررسی ها مبین وجود نقایص در طراحی یا اجرای سیاست ها و روش های کنترل کیفیت مؤسسه یا عدم رعایت سیستم کنترل کیفیت مؤسسه توسط فرد یا افرادی باشد، مؤسسه با توجه به بند ۹۳ اقدام مناسب را به عمل می آورد.
     مستندسازی
105. مؤسسه باید سیاست ها و روش های مستندسازی مناسب را برقرار کند تا شواهدی درباره کارکرد هر یک از اجزای سیستم کنترل کیفیت خود فراهم نماید.
106. چگونگی مستندسازی این موضوعات به تصمیم مؤسسه بستگی دارد. برای مثال، مؤسسات بزرگ می‌توانند برای مستندسازی موضوعاتی چون تأییدیه‌های استقلال، ارزیابی های عملکرد و نتایج بازبینی های نظارتی از پایگاه اطلاعاتی الکترونیکی استفاده کنند. مؤسسات کوچکتر ممکن است از شیوه‌های غیر رسمی تری مانند یادداشت های دستی، چک لیست ها و فرم ها استفاده کنند.
107. عواملی که هنگام تعیین شکل و محتوای مستندات نشان‌دهنده کارکرد هر یک از اجزای سیستم کنترل کیفیت، مورد توجه قرار می گیرد شامل موارد زیر است:
     • اندازه مؤسسه و تعداد واحدهای آن.
     • میزان اختیارات کارکنان و واحدها.
     • ماهیت و پیچیدگی نحوه عمل و سازمان مؤسسه.
108. مؤسسه این مستندات را برای مدتی کافی که طی آن مجریان روش های نظارتی بتوانند رعایت سیستم کنترل کیفیت مؤسسه را ارزیابی کنند یا دوره بلندمدت‌تری که طبق قانون و مقررات الزامی شده است، نگهداری می کند.
     تاریخ اجرا
109. استقرار سیستم های کنترل کیفیت مقرر شده در این استاندارد از اول فروردین ۱۳۸۹ الزامی است.

اطلاعات این نوشته

شما میتوانید در صورت تمایل این پست را در شبکه های اجتماعی خود بازنشر دهید .